Client pro au comptoir : ticket de caisse et facture Peppol

Un artisan règle son lunch d’affaires et demande une facture au nom de sa société. Une gérante achète des fournitures pour son salon et veut déduire la TVA. Dans les deux cas, une facture est due. Depuis le 1er janvier 2026, la facture entre deux entreprises belges assujetties à la TVA doit être électronique et structurée. Le PDF envoyé par mail ne suffit plus, et la période de tolérance du SPF Finances a pris fin.

Le ticket de caisse ne remplace pas la facture

La FAQ officielle du portail fédéral e-invoice le précise. Quand votre client est un assujetti à la TVA ou une personne morale non assujettie, vous lui remettez une facture en plus du ticket du système de caisse enregistreuse. Cette règle existait déjà. L’obligation de 2026 ne la supprime pas.

Ce qui change, c’est la forme. Pour un client assujetti, la facture doit être une facture électronique structurée, transmise par le réseau Peppol. Vous pouvez ajouter un PDF ou une copie papier, à titre volontaire. Seul le fichier structuré compte sur le plan légal. Votre client ne peut pas exiger que le PDF soit joint.

Qui est concerné, et qui ne l’est pas

L’obligation vise toutes les entreprises belges assujetties à la TVA dans leurs échanges entre elles. Un numéro de TVA valide suffit pour être concerné. Les petites entreprises sous le régime de la franchise, avec un chiffre d’affaires annuel de 25 000 euros au plus, sont aussi visées.

Quelques repères pour votre activité :

• Un particulier qui paie son repas ne reçoit pas de facture Peppol.
• Une société cliente assujettie reçoit une facture structurée via Peppol.
• Un club sportif qui a un numéro de TVA et facture un sponsor assujetti entre dans le même cadre.
• Une entreprise qui ne vend qu’à des particuliers doit quand même pouvoir recevoir les factures Peppol de ses fournisseurs.

Ce que vous risquez sans solution Peppol

Le SPF Finances a accordé une tolérance pendant les trois premiers mois de 2026. Elle protégeait les entreprises qui avaient fait des démarches à temps. Ce délai a expiré fin mars, et aucun report général n’a été accordé.

Un arrêté royal du 8 juillet 2025 fixe les amendes en cas d’absence de moyens techniques pour émettre ou recevoir une facture structurée :

• 1 500 euros pour une première infraction
• 3 000 euros pour la deuxième
• 5 000 euros pour les suivantes

Une nouvelle infraction compte comme récidive si l’administration la constate au moins trois mois après la précédente. D’autres amendes, proportionnelles celles-là, visent les factures aux mentions manquantes ou inexactes.

Votre client n’est pas encore sur Peppol

Le cas existe encore. Au 10 janvier 2026, 899 918 entreprises étaient inscrites sur Peppol, soit 75 %, selon les chiffres du ministre des Finances relayés par la RTBF. Si votre client ne peut pas recevoir via Peppol, vous pouvez passer par un autre moyen. Pour un envoi électronique, il doit donner son accord et vous convenez ensemble d’une méthode sécurisée. Votre facture reste valable. C’est le client qui s’expose alors à une sanction.

Inutile de lui demander son identifiant Peppol. L’annuaire public du réseau, le Peppol Directory, indique si une entreprise est connectée. Une fois le client inscrit, ne lui renvoyez pas les anciennes factures en version structurée.

Notes de crédit, pièces jointes et archivage

Une note de crédit suit la facture d’origine. Si celle-ci est passée par Peppol, la note de crédit passe aussi par Peppol, dans le même format. Les pièces jointes voyagent avec la facture, jamais par un mail séparé. Formats acceptés : PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX et ODS.

Vous conservez la facture structurée pendant toute la durée légale, et elle doit rester lisible. Un PDF ou une visionneuse sécurisée remplit ce rôle, à condition de ne pas en modifier le contenu. Pour le budget, les petites PME et les indépendants qui paient un abonnement à un programme de facturation bénéficient d’une déduction de frais de 120 % pour les périodes imposables 2024 à 2027.

Source : Portail fédéral e-invoice, FAQ « General questions on the B2B obligation »