Scan vers e-mail : votre copieur pourrait bloquer fin décembre

Vous scannez une facture au copieur et elle arrive dans votre boîte mail en quelques secondes. Cette fonction repose souvent sur un vieux réglage : l’appareil se connecte à Microsoft 365 avec une adresse et un mot de passe, rien de plus. Microsoft désactive ce mode par défaut à la fin du mois de décembre 2026. Si votre entreprise ou votre club utilise Microsoft 365, vos scans, vos alertes et certains envois automatiques peuvent s’arrêter du jour au lendemain. Mieux vaut régler la question avant les congés de fin d’année.

Ce que Microsoft change fin décembre

Le mécanisme visé s’appelle SMTP AUTH en « authentification de base ». L’appareil transmet un nom d’utilisateur et un mot de passe pour déposer ses e-mails sur les serveurs de Microsoft. Microsoft juge cette méthode dépassée : les identifiants circulent en clair et restent exposés au vol, à l’hameçonnage et aux attaques par force brute.

Voici le calendrier mis à jour par Microsoft le 27 janvier 2026 :

• Jusqu’à fin décembre 2026, rien ne change.
• Fin décembre 2026, l’authentification de base est désactivée par défaut dans les environnements Microsoft 365 existants. Un administrateur peut encore la réactiver.
• Les environnements créés après décembre 2026 ne la proposent plus.
• Microsoft annoncera la date de suppression définitive au second semestre 2027.

Les appareils qui risquent de ne plus rien envoyer

Tout ce qui envoie un e-mail sans passer par Outlook mérite un contrôle. Dans une PME, un commerce ou un club, on retrouve le plus souvent :

• le copieur multifonction qui envoie les scans par e-mail
• le scanner de la comptabilité
• le logiciel de facturation qui expédie les factures depuis votre adresse
• la caméra, l’alarme ou le serveur de sauvegarde qui envoie des alertes
• le formulaire de contact du site web relié à votre boîte Microsoft 365

Le symptôme reste discret. L’appareil affiche une erreur d’envoi, ou rien du tout, et le message n’arrive jamais. Une alerte de sauvegarde perdue peut ainsi passer inaperçue pendant des semaines.

Comment savoir si vous êtes concerné

Ouvrez la page de configuration de votre copieur. Elle s’affiche en général quand vous tapez son adresse IP dans un navigateur. Cherchez la rubrique e-mail ou SMTP. Le serveur smtp.office365.com, le port 587 et un couple identifiant et mot de passe signalent un envoi par SMTP AUTH.

Votre prestataire informatique peut aussi consulter le rapport « SMTP AUTH Clients Submission » dans le centre d’administration Exchange. Pour chaque compte, il indique si l’envoi passe par l’authentification de base ou par OAuth, la méthode moderne. Ce rapport couvre les 90 derniers jours.

Notez au passage la marque et le modèle exact de chaque appareil. Vous en aurez besoin pour choisir la solution.

Trois solutions selon votre appareil

Première option : passer à OAuth. C’est la voie recommandée par Microsoft. Certains copieurs la proposent, parfois après une mise à jour du micrologiciel. Le site du fabricant vous le dira pour votre modèle. Si l’appareil n’accepte que le port 465, il ne fonctionnera pas avec Microsoft 365, qui ne le prend pas en charge.

Deuxième option : un connecteur de relais SMTP. L’appareil envoie ses messages au serveur de messagerie de votre domaine, sur le port 25. Microsoft le reconnaît grâce à votre adresse IP publique fixe ou à un certificat. Pas besoin de licence de boîte mail, et les envois vers l’extérieur restent possibles. Il faut toutefois une adresse IP fixe réservée à votre entreprise.

Troisième option : l’envoi direct, appelé Direct Send. Ni mot de passe, ni licence. Les messages n’atteignent que les destinataires de votre propre organisation Microsoft 365, ce qui suffit pour un copieur qui envoie les scans à vos collègues. Microsoft le réserve aux administrateurs expérimentés, car il exige un réglage soigné des enregistrements SPF, DKIM et DMARC.

Réactiver l’ancien mode ne sert qu’à dépanner

Après fin décembre, un administrateur pourra rétablir l’authentification de base si un appareil bloque votre activité. Ce répit est temporaire : Microsoft fixera la date de suppression définitive au second semestre 2027. Profitez de ce délai pour migrer vos appareils un par un.

Autre point à connaître : l’authentification de base est incompatible avec les « paramètres de sécurité par défaut » de Microsoft Entra ID, qui activent notamment la double authentification. Garder un vieux réglage sur le copieur peut donc vous empêcher de mieux protéger tous vos comptes.

Source : Microsoft 365, centre de messages, MC786329 : retrait de l’authentification de base pour SMTP AUTH dans Exchange Online (mis à jour le 27 janvier 2026)