METTRE À JOUR SON LISTING DE MEMBRE
Magelan vous permet en quelques clics de synchroniser votre listing de membre dans Magelan avec celui de Kick-off
Dans un premier temps, il faut que vous alliez chercher sur Kick-off votre listing que l’URBSFA vous envoie par e-mail. Pour cela, une fois dans Kick-off, rendez-vous dans Membre -> Mes membres -> Liste de membre et entrez votre adresse mail pour recevoir votre listing de membre officiel. IMPORTANT : Avant de commencer quoi que ce soit dans Magelan, enregistrer ce listing en Classeur Excel (.xls). Par défaut, le listing sera en .csv qui est un format illisible pour Magelan. 1) Une fois tout cela fait, rendez-vous dans Magelan. Tout se passera dans le menu déroulant Fichier -> Import listing et contrôle qualification
2) Vous pourrez remarquer qu’ici se trouve 4 lignes énumérés par ordre d’étapes. Passons-les en revue en commençant par la première étape, la Mise à jour Qualification. En cliquant sur la première ligne, ce tableau va apparaître :
3) Ici aussi, vous pourrez remarquer que la fenêtre comporte 4 (5 si vous gérez deux clubs via Magelan) boutons énumérés par ordre d’étapes :
- Vous permettra d’aller chercher le fichier que vous avez été cherché sur Kick-off, sur votre ordinateur
- Va lire le fichier et vous afficher le contenu dans le tableau (ne fonctionnera pas si votre fichier est ouvert ou si il est en format .csv)
- Vous permettra de supprimer la première ligne si celle-ci est une ligne de titre
- Va aller mettre à jour vos membre dans Magelan
Une fois que vous aurez lancé la 4ème étape, une compteur en haut à droite affichera le nombre de membres mis à jour. 4) Une fois cela fait, retournez dans Fichier -> Import listing et Contrôle qualification et cliquez sur la deuxième étape, Mettre à jour les N° d’affiliation et les statuts des membres . 5) Magelan va vous demander si vous voulez mettre à jour les numéros d’affiliation des membres et les statuts d’affiliation.
Ensuite Magelan va vous demander quels statuts d’affiliation vous voulez donner pour ces membres :
Pour les membres qui sont définitifs, Magelan va leur attribuer le statut d’affiliation « Définitif », pour ceux qui sont chez vous jusque fin 20XX selon la saison où vous vous trouvez, choisissez comme statut Fin en 20XX et enfin pour ceux qui sont prêtés à un autre club, choisissez « Prêté pour un an ». Ensuite Magelan va tourner et mettre à jour tous les numéros d’affiliation ainsi que les statuts. 6) Enfin, dernière opération, retournez dans Fichier -> Import Listing et contrôle qualification et cliquez sur la troisième étape, « Contrôle des membres non enregistré dans Magelan ». Avec cette troisième étape vous pourrez demander à Magelan quels membres ne sont pas créé dans Magelan depuis votre listing Kick-off. Une fois que vous aurez cliqué sur cette liste, Magelan va tourner et vous sortir un récapitulatif complet des membres non enregistré dans votre base de donnée Magelan.
Double-cliquez sur chacun d’entre eux pour créé une nouvelle fiche avec leurs données dans votre base de données Magelan. 7) La dernière étape vous permet simplement de revenir à cette liste si jamais vous la quitter.